SISTENA DE INFORMACION

Taller No. 1: Caso de estudio

La Compañìa “Productos Naturales” que se encuentra en la industria alimentaria en Panamà es una empresa mediana , que antes de 1990 no contaba con tecnologías de la información de apoyo a sus procesos organizacionales. En 1990, la dirección general comenzó a analizar la posibilidad de implantar nuevas formas operativas, pues existían muchas actividades que debían realizarse varias veces debido a que cada departamento trabajaba en forma aislada, lo cual significaba que la información generada no era uniformemente distribuida en toda la organización. Los ejecutivos se percataron de esta situación y llegaron a la conclusión de que era necesario invertir en sistemas de información computarizados.

En 1993 la empresa tomó la decisión de implantar un sistema de información, para lo cual se formó un comité que evaluaría la mejor alternativa de adquisición. Concluido este proceso se optò por contratar a una casa especializada en software, quien tendría la tarea de hacer un “traje a la medida” El equipo de cómputo de ese entonces era subutilizado, pues por lo general sòlo lo empleaba como procesador de palabras. Cabe mencionar que para el desarrollo del proyecto hubo una completa integración y cooperación entre la casa del software y los distintos departamentos involucrados en la tarea de automatizar sus procesos. La solución a la que se llegò fue una red Novell y una serie de módulos desarrollados en Fox Pro para DOS. Los módulos que se establecieron fueron las ventas, embarques, cuentas por cobrar, producción, control de calidad, compras, inventarios, contabilidad, nómina y cuentas por pagar. Los primeros módulos que se desarrollaron fueron los de contabilidad, nómina y ventas, debido a que eran las únicas áreas semiautomatizadas aunque en forma independiente. Una vez puestas en funcionamiento estas áreas se prosiguió con el resto. Durante ese tiempo se revisaron muchas de las actividades llevadas a cabo en los departamentos, lo cual dio como resultado la simplificación de procesos y en algunos casos la reubicación de personal. Debido a la automatización de procesos se produjo un cambio sustancial en la empresa. Por ejemplo, antes de la implantación de sistemas de información computarizados, el departamento de compras elaboraba a máquina las órdenes de compra, en las cuales vaciaba los datos requeridos (número de orden, nombre del proveedor, condiciones de pago, fecha de entrega, precio unitario de cada producto, subtotales, impuestos y totales) una vez llenada la orden era enviada al proveedor para que este la surtiese. Almacén recibía el material, elaborada manualmente la entrada de las nmercancìas en un formato preimpreso y foliado. En dicho formato el almacenista escribìa el nombre del proveedor, la cantidad recibida de material, se firmaba y se enviaba a contabilidad. La secciòn de costos de este departamento revisaba las formas recibidas y hacìa una evaluación de los costos de cada uno de los materiales. De aquí se enviaba la relaciòn al area de cuentas por pagar, en donde se hacìa una programación semanal para tesorerìa. Finalmente, èsta capturaba todos los datos de la factura en el sistema para la emisiòn de cheques.

Como resultado de la automatización de procesos, la empresa ha cambiado drásticamente su forma de trabajar. En la actualidad el departamento de compras recibe en forma automática la requisiciones (orden de compra) de parte del almacén, cuando el material ha llegado a un punto de reorden (debido al eficiente sistema de inventarios). En el sistema de inventarios se registra què cuenta contable afectarà cada uno de los materiales que se adquieren , lo cual ahorra trabajo a contabilidad. Compras efectúa la cotización de materiales, captura en la orden de compra el precio, y las condiciones de pago, y luego la envìa al proveedor que suministrarà los materiales. El proveedor hace su entrega al almacen, en donde se verifica lo que se va a entregar contra la orden que tiene en el sstema, luego de lo cual se firma de recibido y revisado y envìa a contabilidad la papelerìa. La secciòn de costos de contabilidad sòlo verificaque almacen haya firmado, pues los datos de control ya estàn en el sistema. Cuentas por pagar unicamente programa la factura para ser pagada en su fecha de vencimiento , para lo cual modifica la fecha de pago en el sistema y efectùa el asiento contable. Finalmente, tesorería únicamente imprime los cheques de acuerdo con el programa de pagos definido por cuentas por pagar.

Recientemente se ha puesto en marcha un proyecto para evaluar la alternativa de cambiar los sistemas de información existentes; básicamente se contempla dos alternativas: adquirir un sistema integral de administración o cambiar a una base de datos central y convertir las aplicaciones a un lenguaje de cuarta generación. La implantación de sistemas en “productos naturales” le ha permitido ser mucho mas eficiente, ahorrar sus costos de operación, pero sobre todo contar con información para la toma de decisiones.

Responda lo siguiente:
1- Qué tipo de sistema de información identifica la empresa? Explique su respuesta
2- A que nivel de la empresa apoya dichos sistemas?
3- Qué ventajas han traído a la empresa los nuevos desarrollos tecnológicos?
4- Considera necesario cambiar la plataforma de sistema de la empresa?